Ben jij een ervaren Directiesecretaresse die moeiteloos overzicht houdt in een dynamische omgeving? Dan is deze functie bij de Gemeente Rotterdam iets voor jou. Als Directiesecretaresse ben je de rechterhand van één of meerdere directeuren en zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je bent het eerste aanspreekpunt, bewaakt complexe agenda’s, beheert mailboxen, organiseert bijeenkomsten en zorgt ervoor dat bestuurders en directeuren optimaal ondersteund worden.
Je komt terecht in een omgeving waar veel gebeurt, waar politieke en bestuurlijke belangen samenkomen en waar geen dag hetzelfde is. Dankzij jouw organisatietalent, proactieve instelling en gevoel voor verhoudingen breng jij rust, structuur en overzicht.
Wat ga je doen?
Als Directiesecretaresse ondersteun je één of meerdere directeuren bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van complexe agenda’s en mailboxen, het plannen en organiseren van overleggen, bijeenkomsten en reizen en het voorbereiden van vergaderingen.
Daarnaast bewaak je deadlines, prioriteer je werkzaamheden en houd je overzicht over lopende dossiers en acties. Je filtert informatie, onderscheidt hoofd- van bijzaken en denkt actief mee over de planning en prioritering van werkzaamheden. Je organiseert vergaderingen, bereidt overleggen voor, verzorgt verslaglegging en notulen en zorgt ervoor dat alle betrokkenen tijdig beschikken over de juiste informatie.
Ook ondersteun je bij administratieve processen, documentstromen en correspondentie. Je denkt mee over procesverbeteringen, signaleert knelpunten en komt met oplossingen. Daarbij werk je nauw samen met collega-secretaresses, adviseurs, managementteams en andere interne en externe stakeholders.
Wat breng je mee?
Je bent een ervaren ondersteuner die snel schakelt, vooruitdenkt en uitstekend prioriteiten kan stellen. Je voelt bestuurlijke verhoudingen goed aan en weet wanneer je moet handelen, doorvragen of juist afremmen. Je bent servicegericht, professioneel en weet rust te bewaren wanneer de druk hoog is.
Eisen
Je hebt minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding;
Je hebt minimaal een mbo-niveau 4 opleiding afgerond;
Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als (directie)secretaresse, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen een overheids- of politiek-bestuurlijke organisatie;
Je hebt werkervaring met Microsoft Outlook en Microsoft Teams;
Wensen
Je hebt een afgeronde opleiding op mbo- of hbo-niveau in de richting van Directiesecretaresse, Secretarieel Medewerker, Officemanagement of Management Support;
Je hebt werkervaring met het zelfstandig voorbereiden en notuleren van directie- of MT-overleggen;
Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;
Je hebt werkervaring met een digitaal archiveringssysteem;
Je hebt werkervaring met Oracle.
Wat krijg je er voor terug?
- Een mooi salaris tussen de €XX en €XX o.b.v. 36 uur;
- Thuiswerken behoort deels tot de mogelijkheden na ongeveer 6 maanden;
- Een leuke uitdagende functie voor 24 – 36 uur per week
Waar kom je te werken?
Je gaat aan de slag binnen de Gemeente Rotterdam, een grote en veelzijdige organisatie die zich dagelijks inzet voor de stad en haar inwoners. Als Directiesecretaresse werk je in een professionele en bestuurlijk complexe omgeving waarin samenwerking, dienstverlening en resultaat centraal staan.
Je maakt onderdeel uit van een team van secretaresses en managementondersteuners die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor een optimale ondersteuning van directies en managementteams. Samen zorgen jullie ervoor dat bestuurders en directeuren zich kunnen richten op hun kerntaken, terwijl jij achter de schermen zorgt voor structuur, overzicht en continuïteit.
Binnen de Gemeente Rotterdam krijg je de kans om te werken aan maatschappelijke vraagstukken en draag je indirect bij aan de ontwikkeling en toekomst van de stad Rotterdam.
Solliciteren
Vragen over de vacature?
Emma Huis
