Ben jij een administratieve duizendpoot die energie krijgt van structuur aanbrengen, processen ondersteunen en collega’s ontzorgen? Als Administratief Medewerker bij de Gemeente Rotterdam vervul je een belangrijke ondersteunende rol binnen verschillende maatschappelijke en bedrijfsvoeringsprocessen. Je verwerkt gegevens, beheert dossiers, ondersteunt collega’s en zorgt ervoor dat administratieve processen soepel en zorgvuldig verlopen.
Of het nu gaat om het registreren van gegevens, ondersteunen van trajecten, beheren van dossiers, ondersteunen processen of het verwerken van administratieve aanvragen: dankzij jouw nauwkeurige werkwijze en proactieve houding blijft de administratie op orde en kunnen collega’s optimaal hun werk doen.
Wat ga je doen?
Als Directiesecretaresse ondersteun je één of meerdere directeuren bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van complexe agenda’s en mailboxen, het plannen en organiseren van overleggen, bijeenkomsten en reizen en het voorbereiden van vergaderingen.
Daarnaast bewaak je deadlines, prioriteer je werkzaamheden en houd je overzicht over lopende dossiers en acties. Je filtert informatie, onderscheidt hoofd- van bijzaken en denkt actief mee over de planning en prioritering van werkzaamheden. Je organiseert vergaderingen, bereidt overleggen voor, verzorgt verslaglegging en notulen en zorgt ervoor dat alle betrokkenen tijdig beschikken over de juiste informatie.
Ook ondersteun je bij administratieve processen, documentstromen en correspondentie. Je denkt mee over procesverbeteringen, signaleert knelpunten en komt met oplossingen. Daarbij werk je nauw samen met collega-secretaresses, adviseurs, managementteams en andere interne en externe stakeholders.
Wat breng je mee?
Als Administratief Medewerker ondersteun je verschillende teams en collega’s bij uiteenlopende administratieve werkzaamheden. Je verwerkt, controleert en actualiseert gegevens in verschillende systemen en zorgt ervoor dat dossiers volledig, actueel en correct zijn.
Daarnaast ondersteun je bij het plannen van afspraken, verwerken van documenten, beantwoorden van vragen via e-mail en telefoon, registreren van gegevens en het bewaken van administratieve processen. Je signaleert ontbrekende informatie, bewaakt de voortgang van werkzaamheden en denkt actief mee over verbeteringen binnen processen en werkwijzen.
Ook ondersteun je collega’s bij uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden, verzorg je verslaglegging en notulen van overleggen en draag je bij aan een efficiënte en klantgerichte dienstverlening.
Wat breng je mee?
Je bent een nauwkeurige en zelfstandige professional die graag verantwoordelijkheid neemt. Je werkt gestructureerd, houdt overzicht en bent niet snel onder de indruk van deadlines. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet prioriteiten te stellen.
Eisen
Je hebt minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding.
Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met de uitvoering van administratieve processen.
Je hebt werkervaring met MS Office-applicaties zoals Word, Outlook en Excel.
Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Wat krijg je er voor terug?
- Een mooi salaris tussen de €2875 en €4065 o.b.v. 36 uur;
- Thuiswerken behoort deels tot de mogelijkheden na ongeveer 6 maanden;
- Een leuke uitdagende functie voor 24 – 36 uur per week
Waar kom je te werken?
Je gaat aan de slag binnen de Gemeente Rotterdam, een organisatie die zich dagelijks inzet voor de stad en haar inwoners. Binnen verschillende teams en afdelingen wordt gewerkt aan uiteenlopende maatschappelijke en organisatorische vraagstukken. Daarbij spelen goede administratieve ondersteuning, zorgvuldige dossiervorming en betrouwbare gegevensverwerking een belangrijke rol.
Je komt terecht in een professionele en collegiale werkomgeving waarin samenwerken, kwaliteit en dienstverlening centraal staan. Samen met je collega’s zorg je ervoor dat processen efficiënt verlopen en inwoners, collega’s en externe partners kunnen rekenen op een correcte en tijdige afhandeling van administratieve werkzaamheden.
Solliciteren
Vragen over de vacature?
Emma Huis
